İhtiyari Arabuluculuk: Kapsam, Süreç ve Anlaşma Belgesinin İcrası Üzerine Uygulama Rehberi

6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu (HUAK), tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edebilecekleri iş ve işlemlerden doğan özel hukuk uyuşmazlıklarının, bir dava şartına bağlı olmaksızın da arabuluculuk yoluyla çözülmesine imkân tanır. Bu rehber, ihtiyari (iradi) arabuluculuk sürecini kavramsal çerçeveden anlaşma belgesinin icrasına kadar uygulamalı biçimde ele almaktadır.

1. Temel Kavramlar ve Giriş

1.1. Tanım

İhtiyari arabuluculuk; tarafların, aralarındaki uyuşmazlığı dava açma zorunluluğu ya da yasal bir dava şartı bulunmaksızın, kendi iradeleriyle seçtikleri tarafsız ve bağımsız bir arabulucunun kolaylaştırıcılığında müzakere ederek çözmeye çalıştıkları yöntemdir. Arabulucu hüküm vermez, taraflara çözüm dayatmaz; iletişimi yapılandırır, menfaatleri görünür kılar ve tarafların kendi çözümlerini üretmelerini sağlar.

1.2. Dava Şartı (Zorunlu) Arabuluculuktan Farkları

• Başlatma zorunluluğu: Zorunlu arabuluculukta dava açabilmek için sürecin tüketilmesi gerekir; ihtiyari arabuluculukta başvuru tamamen isteğe bağlıdır ve her aşamada (dava açılmadan önce, dava sırasında, hatta istinaf aşamasında) başvurulabilir.
• Kapsam: Zorunlu arabuluculuk kanunda sayılan uyuşmazlıklarla (ticari para alacakları, işçi–işveren alacak ve tazminatları, kira, taşınmazın paylaştırılması, komşu hukuku, kat mülkiyeti, tüketici uyuşmazlıkları) sınırlıdır. İhtiyari arabuluculuk ise tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edebildiği her özel hukuk uyuşmazlığında mümkündür.
• Süre: Zorunlu arabuluculukta kanuni süre sınırları (örneğin ticari uyuşmazlıklarda altı hafta + iki hafta) uygulanır. İhtiyari arabuluculukta süreyi taraflar ve arabulucu birlikte belirler; süreç, işin niteliğine göre esnetilebilir.
• Ücret: Zorunlu arabuluculukta anlaşamama hâlinde iki saatlik ücret Adalet Bakanlığı bütçesinden karşılanır. İhtiyari arabuluculukta bu imkân yoktur; ücretin tamamı taraflarca karşılanır.
• Yaptırım: İlk toplantıya katılmamanın yargılama gideri ve vekâlet ücretine ilişkin yaptırımı, dava şartı arabuluculuğa özgüdür. İhtiyari süreçte katılmama bir yaptırım doğurmaz.

1.3. Gönüllülük Esası

Taraflar arabulucuya başvurmak, süreci sürdürmek, sonuçlandırmak veya bu süreçten vazgeçmek konusunda serbesttir (HUAK m. 3). Hiçbir taraf müzakereye devam etmeye ya da belirli bir içerikte anlaşmaya zorlanamaz. Süreçten ayrılan tarafın bu davranışı, sonraki yargılamada aleyhine bir karine oluşturmaz.

1.4. Gizlilik İlkesi

Arabulucu ve taraflar, süreç kapsamında öğrendikleri bilgi ve belgeleri gizli tutmakla yükümlüdür (HUAK m. 4). Taraflarca aksi kararlaştırılmadıkça, aşağıdaki beyan ve belgeler sonraki dava veya tahkimde delil olarak ileri sürülemez (HUAK m. 5):

• Tarafların arabuluculuğa başvurma veya süreci sürdürme yönündeki talep ve teklifleri;
• Uyuşmazlığın çözümü için ileri sürülen görüş ve öneriler;
• Süreçte kabul edilen vakıalar ve yapılan kabuller;
• Yalnızca arabuluculuk için hazırlanan belgeler.

Bu koruma, ticari sır, fiyatlama verisi ve mali tablo içeren belgelerin müzakere masasına güvenle konulabilmesini sağlar. Bağımsız olarak elde edilebilen deliller ise bu yasağın kapsamı dışındadır.

2. Hangi Uyuşmazlıklar İhtiyari Arabuluculuğa Uygundur?

2.1. Kamu Düzeni ve Tasarruf Serbestisi Kriteri

HUAK m. 1/2 uyarınca arabuluculuk, ancak tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edebilecekleri iş ve işlemlerden doğan uyuşmazlıklarda mümkündür. Ölçüt, tarafların o hak üzerinde sulh olma, feragat etme veya kabul beyanında bulunma ehliyetine sahip olup olmadığıdır.

• Arabuluculuğa elverişli değildir: Aile içi şiddet iddiası içeren uyuşmazlıklar, boşanmanın kendisi ve nesep/soybağı gibi kişi hâllerine ilişkin talepler, ceza yargılaması (uzlaştırma ayrı bir kurumdur), idari yaptırım ve vergi uyuşmazlıkları (kendi uzlaşma rejimine tabidir), iflas ve konkordato gibi kamu düzenine ilişkin işler.

2.2. Örnek Senaryolar

• İş hukuku: Kıdem ve ihbar tazminatı, fazla mesai, yıllık izin ve ücret alacakları; rekabet yasağı ve ibraname tartışmaları.
• Ticari uyuşmazlıklar: Cari hesap ve fatura alacakları, sözleşmenin feshi/iptali, cezai şart, ayıplı ifa, bayilik–acentelik ilişkisinin tasfiyesi, ortaklar arası pay devri ve kâr payı ihtilafları.
• Kira ve taşınmaz: Kira bedelinin tespiti, tahliye ve teslim koşulları, depozito iadesi ve tadilat/hasar bedeli; dava şartı kapsamı dışında kalan hâller de dâhil olmak üzere ihtiyari yolla çözülebilir.
• Tazminat talepleri: Sözleşmeden veya haksız fiilden doğan maddi ve manevi tazminat, trafik kazası ve mesleki sorumluluk kaynaklı zararlar.
• Fikri ve sınai haklar: Lisans bedeli, marka kullanımı ve tecavüzün giderilmesine ilişkin tazminat kalemleri.

3. Adım Adım İhtiyari Arabuluculuk Süreci

1. Başvuru: Taraflar birlikte başvurabileceği gibi, tek taraflı başvuru da mümkündür. Tek taraflı başvuruda arabulucu, karşı tarafa yazılı bir davet iletir; davete otuz gün içinde olumlu yanıt verilmezse başvuru yapılmamış sayılır (HUAK m. 13). Davetin e-posta, KEP, kargo veya elden tebliğ yoluyla iletildiği kayıt altına alınmalıdır.
2. Arabulucunun seçimi: Taraflar, Adalet Bakanlığı arabulucular siciline kayıtlı arabulucular arasından uzmanlık alanına göre serbestçe seçim yapar; birden fazla arabulucu (co-mediation) da görevlendirilebilir. Uyuşmazlığın niteliğine göre ticaret, iş veya inşaat uzmanlık listelerinden seçim, müzakerenin teknik verimliliğini artırır.
3. Görevlendirme ve hazırlık: Arabulucu tarafsızlığını etkileyebilecek hususları açıklar; taraflar arabuluculuk sözleşmesini imzalar. Ön hazırlıkta talepler kalemlendirilir, belgeler dosyalanır ve karar verme yetkisini haiz kişilerin katılımı sağlanır.
4. İlk oturum ve müzakereler: Arabulucu süreci, gizliliği ve gönüllülüğü açıklar. Tarafların açılış beyanlarının ardından ortak oturum yürütülür; gerektiğinde taraflarla ayrı özel oturumlar (kokus) yapılır. Özel oturumda paylaşılan bilgi, izin verilmedikçe karşı tarafa aktarılmaz. Toplantılar yüz yüze veya çevrim içi yapılabilir.
5. Sonuç ve belgeleme: Süreç anlaşma, kısmi anlaşma veya anlaşamama ile sona erer. Her hâlde son tutanak düzenlenir; tarafların, vekillerinin ve arabulucunun imzası alınır. İmzadan kaçınılması hâlinde arabulucu bu durumu tutanakta belirtir. Anlaşma hâlinde uzlaşılan hususlar ayrı bir anlaşma belgesinde ayrıntılı biçimde kaleme alınır.

Zamanaşımı: HUAK m. 16 uyarınca arabuluculuk süreci, arabulucunun görevlendirilmesi (ihtiyari süreçte tarafların ilk toplantıya davet edilip ilk oturumun yapılması) ile başlar ve son tutanağın düzenlendiği tarihte sona erer. Bu süre zarfında zamanaşımı durur, hak düşürücü süre işlemez. Bu nedenle başlangıç ve bitiş tarihlerinin tutanakla belgelenmesi kritik önemdedir.

4. Anlaşma Belgesinin Hukuki Gücü

4.1. İlam Niteliğinde Belge

Arabuluculuk faaliyeti sonunda düzenlenen anlaşma belgesine, taraflarca icra edilebilirlik şerhi verilmesi istenebilir. Şerh verilen belge, İcra ve İflâs Kanunu anlamında ilam niteliğinde belge sayılır; yani ayrı bir dava açmaya gerek olmaksızın doğrudan ilamlı icra takibine konu edilebilir.

4.2. İcra Edilebilirlik Şerhi Nereden ve Nasıl Alınır?

• Görevli mahkeme: Kural olarak arabulucunun görev yaptığı yer sulh hukuk mahkemesi. Dava açıldıktan sonra arabuluculuğa gidilmişse, şerh davanın görüldüğü mahkemeden istenir.
• İnceleme kapsamı: Mahkeme dosya üzerinden inceleme yapar; anlaşmanın içeriğinin arabuluculuğa ve cebri icraya elverişli olup olmadığı ile tarafların üzerinde tasarruf edebilecekleri bir işe ilişkin bulunup bulunmadığı ile sınırlı denetim yürütür. Esasa ilişkin yeniden değerlendirme yapılmaz.
• Talep: Basit bir dilekçeye anlaşma belgesi ve son tutanak eklenerek yapılır; karar kesin niteliktedir. Aile hukukuna ilişkin uyuşmazlıklarda inceleme duruşmalı yapılır.

4.3. Müşterek İmza Avantajı

Taraflar ve avukatları ile arabulucunun birlikte imzaladığı anlaşma belgesi, icra edilebilirlik şerhi aranmaksızın ilam niteliğinde belge sayılır. Uygulamada bu, mahkeme aşamasını tamamen ortadan kaldırarak zaman ve harç tasarrufu sağlayan en pratik yoldur. Dolayısıyla mümkün olan her dosyada, imza anında her iki tarafın da vekilinin hazır bulundurulması önerilir.

4.4. Belgenin İçeriğinde Bulunması Gerekenler

• Ödenecek net tutar, para birimi, taksit sayısı, vade tarihleri ve ödeme hesabı;
• Muacceliyet kaydı ve temerrüt faizinin türü ile oranı;
• İbra ve feragat kapsamı: anlaşmanın hangi dönem ve talepleri kapsadığı, KDV/fatura düzeltmesi;
• Varsa teminat (senet, ipotek, kefalet), teslim/iade ve tahliye tarihleri;
• Derdest icra takipleri ve davaların akıbeti (feragat, takibin durdurulması, haczin kaldırılması);
• Arabuluculuk ücretinin paylaşımı ve gizlilik taahhüdü.

5. Avantajlar ve Pratik Bilgiler

• Zaman: Yargılamalar bilirkişi ve istinaf aşamalarıyla birlikte yıllara yayılırken, ihtiyari arabuluculuk çoğu dosyada birkaç gün ile birkaç hafta içinde sonuçlanır.
• Maliyet: Nispi karar ve ilam harcı, peşin harç, bilirkişi, keşif, tanık ve tebligat giderleri doğmaz; yalnızca arabuluculuk ücreti ve vekâlet ücreti söz konusudur.
• İlişkilerin korunması: Kazan–kazan yaklaşımı; tedarik, bayilik, ortaklık veya istihdam ilişkisinin sürdürülmesine imkân tanır. Menfaat temelli müzakere, mahkemenin veremeyeceği çözümleri (vade yapılandırması, mahsuplaşma, yeni sipariş taahhüdü, referans mektubu) mümkün kılar.
• Gizlilik: Duruşmaların aleniliğinden farklı olarak süreç ve sonuç kamuya kapalıdır; ticari itibar korunur.
• Kontrol: Sonucu üçüncü bir kişi değil, taraflar belirler; öngörülemez yargı riski ortadan kalkar.
• Ücretlendirme: İhtiyari arabuluculukta ücret, Arabuluculuk Asgari Ücret Tarifesi esas alınarak belirlenir. Anlaşma sağlanamazsa Tarife'nin saatlik ücret kısmı; anlaşma sağlanırsa uyuşmazlık konusu tutar üzerinden nispi oranlar uygulanır. Aksi kararlaştırılmadıkça ücret taraflarca eşit paylaşılır; taraflar farklı bir paylaşım (örneğin tamamının bir tarafça ödenmesi) kararlaştırabilir. Ücretin kim tarafından, hangi oranda ve ne zaman ödeneceği arabuluculuk sözleşmesinde yazılı hâle getirilmelidir.

6. Pratik Eklentiler

6.1. Süreç Akış Şeması

Uyuşmazlık
   │
   ├─ Tek taraflı başvuru ──► Arabulucu daveti ──► 30 gün içinde yanıt yok ► Başvuru yapılmamış sayılır
   │                                   │
   └─ Ortak başvuru ───────────────────┤
                                       ▼
                        Arabulucunun seçimi / görevlendirme
                                       ▼
                     Arabuluculuk sözleşmesi + hazırlık (belgeler, yetki)
                                       ▼
                      İlk oturum ──► Ortak oturum ⇄ Özel oturum (kokus)
                                       ▼
                 ┌─────────────── Sonuç ───────────────┐
                 ▼                                      ▼
            ANLAŞMA                               ANLAŞAMAMA
                 ▼                                      ▼
   Anlaşma belgesi + son tutanak                 Son tutanak
                 ▼                                      ▼
  Taraf + vekil + arabulucu imzası?          Dava / tahkim yolu açık
     ├─ Evet ► Doğrudan ilam niteliğinde
     └─ Hayır ► Sulh hukuk mah. icra edilebilirlik şerhi
                 ▼
          İlamlı icra takibi

6.2. İlk Toplantı Kontrol Listesi

1. Kimlik belgesi; tüzel kişilerde imza sirküleri ve güncel ticaret sicil/faaliyet belgesi.
2. Uzlaşma, ibra ve tutanak imzalama yetkisini açıkça içeren vekâletname veya yetki belgesi.
3. Uyuşmazlığın dayanağı sözleşme, sipariş formu, teklif ve ekleri.
4. Fatura, irsaliye, teslim tutanakları, cari hesap ekstresi ve banka dekontları.
5. İhtarnameler, e-posta/WhatsApp yazışmaları ve tutanaklar.
6. Rakamsal talep tablosu: anapara – işlemiş faiz – gider ayrımıyla.
7. Varsa bilirkişi/eksper raporu, hasar tespit ve teknik ölçüm belgeleri.
8. Derdest dava ve icra takiplerine ilişkin dosya bilgileri.
9. Müzakere stratejisi: hedef, kabul edilebilir en düşük sonuç ve BATNA (anlaşma sağlanamazsa en iyi alternatif).
10. Ödeme kapasitesi ve vade önerileri; teminat imkânları.

6.3. Arabuluculuğa Başvuru Dilekçesi Örneği

ARABULUCUYA BAŞVURU FORMU / DİLEKÇESİ

Başvuran: [Ad Soyad / Unvan – T.C. Kimlik No / MERSİS No – Adres – Telefon – E-posta / KEP]
Vekili: [Av. Ad Soyad – Baro/Sicil No – Adres]
Karşı Taraf: [Ad Soyad / Unvan – Adres – Telefon – E-posta / KEP]
Uyuşmazlık Konusu: [Örn. mal bedelinden kaynaklanan alacak]
Uyuşmazlık Tutarı: [… TL (anapara …, işlemiş faiz …)]

Açıklamalar: Taraflar arasında [tarih] tarihli [sözleşme/sipariş] ilişkisi kurulmuş; edim [tarih] tarihinde ifa edilmiş, ancak karşı tarafça [tutar] TL tutarındaki bedel ödenmemiştir. Uyuşmazlık, tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edebilecekleri bir alacak ilişkisinden doğmakta olup 6325 sayılı Kanun uyarınca arabuluculuğa elverişlidir.

Talep: Yukarıda açıklanan uyuşmazlığın ihtiyari arabuluculuk yoluyla çözümü için tarafımca/tarafımızca başvuru yapılmış olup, karşı tarafın sürece davet edilmesini ve arabuluculuk faaliyetinin yürütülmesini talep ederim.

Ekler: 1) Sözleşme örneği 2) Faturalar 3) Cari hesap ekstresi 4) İhtarname 5) Vekâletname

[Tarih] — [Başvuran / Vekili – İmza]

6.4. Karşı Tarafa Davet Mektubu Şablonu

Sayın [Ad Soyad / Unvan],

[Başvuran] tarafından, aranızdaki [uyuşmazlık konusu] ilişkisinden doğan uyuşmazlığın çözümü amacıyla 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu kapsamında arabuluculuk başvurusunda bulunulmuştur. Adalet Bakanlığı arabulucular siciline kayıtlı arabulucu sıfatıyla, sizi bu sürece davet ediyorum.

Sürecin nitelikleri: Arabuluculuk gönüllülük esasına dayanır; süreci istediğiniz aşamada sonlandırabilirsiniz. Görüşmeler gizlidir ve burada yapılan beyan, teklif ve kabuller taraflarca aksi kararlaştırılmadıkça sonraki yargılamalarda delil olarak kullanılamaz. Arabulucu taraflardan biri lehine karar veremez; taraflar arasında bağımsız ve tarafsızdır.

Toplantı önerisi: [Tarih – Saat] — [Adres] veya çevrim içi bağlantı ile.

Ücret: Arabuluculuk ücreti, Arabuluculuk Asgari Ücret Tarifesi esas alınarak hesaplanacak olup aksi kararlaştırılmadıkça taraflarca eşit olarak karşılanır.

Yanıt süresi: İşbu davete otuz gün içinde olumlu yanıt verilmemesi hâlinde başvuru yapılmamış sayılacaktır (HUAK m. 13/2).

Katılım iradenizi ve uygun görüşme tarihini [e-posta/telefon] üzerinden bildirmenizi rica ederim.

Saygılarımla,
[Arabulucu Ad Soyad] — Arabulucu Sicil No: [……]
[Tarih]

7. Sık Yapılan Hatalar

• Davetin tebliğinin belgelenmemesi; otuz günlük yanıt süresinin takip edilmemesi.
• Toplantıya, uzlaşma ve imza yetkisi bulunmayan personelin katılması.
• Anlaşma kapsamının belirsiz yazılması; hangi taleplerin ibra edildiğinin gösterilmemesi.
• Faiz, muacceliyet ve teminatın düzenlenmemesi nedeniyle belgenin icraya elverişsiz kalması.
• Vekillerin imzası tamamlanmadığı hâlde icra edilebilirlik şerhi alınmaması.
• Zamanaşımının dolmasına kısa süre kalan alacaklarda sürecin başlangıç/bitiş tarihlerinin tutanakla sabitlenmemesi.