İhtiyari Arabuluculuk Süreç Yönetimi: Uygulama Rehberi

İhtiyari arabuluculuğun rejimi ve tarafların düzenleme özerkliği

İhtiyari arabuluculukta süreç, dava şartı rejiminden farklı olarak her aşamasında tarafların düzenleme özerkliğine tabidir: uyuşmazlığın konusu, oturum sayısı, katılımcılar, dil ve yer serbestçe kararlaştırılabilir. Ancak bu özerklik mutlak değildir; taraflar aksini kararlaştırmadıkça HMK'daki süre kuralları uygulanır: arabulucu, ilk toplantının yapılması için katılımcılarla temasa en geç yedi gün içinde geçer; süreç ilk toplantıdan itibaren en fazla üç hafta içinde sonuçlandırılır ve taraflar kararıyla en fazla bir hafta uzatılır. Arabuluculuk dosyalarında ilk teknik adım, sürecin hangi rejimde yürütüldüğünün başvuru belgesinden tespitidir.

Sürecin kuruluşu ve ilk toplantının yönetimi

Süreç üç aşamada yönetilir:

• Başvuru ve davet: taraflardan birinin başvurusu üzerine diğer tarafa davet; davetin karşı tarafa usulüne uygun ulaşması, sürecin geçerliliğinin temelidir. Davetin içeriği, uyuşmazlığın kısa özeti ve katılımın serbestliği düzenlenir.
• İlk toplantı: arabuluculuk faaliyetine ilişkin esasların taraflara açıklanması, gizlilik ilkesinin kabulü ve süreç sözleşmesinin imzalanması; ilk toplantıda taraflar süreçten feragat edebilir.
• Oturum planlaması: müzakerenin konusu, katılımcı listesi ve belge akışının belirlenmesi; karma dosyalarda (ticari + iş + tüketici kalemleri) oturumların konuya göre ayrılması, anlaşma oranını yükseltir.

Gizlilik, süre ve ücret rejimi

Gizlilik ilkesi ihtiyari rejimde de geçerlidir: sürecin varlığı, beyanlar ve kabul ifadeleri, ancak tarafların anlaşmasıyla delil olarak kullanılabilir. Ücret rejiminde, ihtiyari dosyalarda tarife ücret uygulanmaz; arabulucu ile taraflar arasında serbestçe kararlaştırılır ve genellikle oturum başına veya dosya bazında belirlenir. Ücretin davalı yarıdan fazlasına ilişkin düzenlenmesi, arabuluculuğun maliyet avantajının tam yansımasıdır. Sürecin süre sınırı, tarafların anlaşmasının ancak bir haftalık tek uzatma ile geçilebileceğinden, oturum takvimi ilk toplantıda sabitlenmelidir.

Sonuç belgesi ve sürecin kapatılması

Süreç iki şekilde sonuçlanır: anlaşma belgesinin düzenlenmesi veya anlaşmasızlık belgesi. Anlaşma belgesinde hakem sıfatıyla imzalanan kısmın icra edilebilirlik şerhi ile tenfizi mümkündür; anlaşmasızlık belgesi ise sürecin dava yoluna döndüğünü ve hangi taleplerin müzakere edildiğini gösterir. Arabuluculuk dosyalarında sonuç belgesinin kapsamı, uyuşmazlığın konusunu sınırlar: müzakerede açılan konular, sonuç belgesinde aksi düzenlenmedikçe, dava aşamasında yeni talep olarak ileri sürülebilir. Bu nedenle anlaşma belgesinin kapsamı, tarafların tüm kalemlerini (para, edim, feragat, gizlilik, itibar yönetimi) tek belgede birleştirmelidir.

İhtiyari arabuluculuk sürecinizin planlanması için arabuluculuk randevusu talep edebilirsiniz.